Page 46 - SPRB-RA2014-FR-Flipbook

Activiteitenverslag 2014 • Gewestelijke Overheidsdienst BrusselFocusVIM: een betrouwbare en efficiënte module voor de boekhoudkundige verrichtingenDe VIM-module (Vendor Invoice Management) van SAP werd in 2014 ingevoerd en kan rekenen op unanieme goedkeuring bij de boekhou- dingsmedewerkers en de technische diensten van BFB . Het is een be- trouwbare en efficiënte toepassing, die de boekhoudkundige verrich- tingen veilig laat verlopen, de validatieworkflows optimaliseert en de betrokkenheid van de medewerkers vergroot .Versterkte controlesVia de VIM-module worden facturen voortaan ingescand met tekenher- kenning en rechtstreeks behandeld door de boekhoudingsmedewer- kers . VIM maakt een betere interne controle mogelijk voor elke verrich- ting, door aandachtspunten en anomalieën i .v .m . de facturen te melden:eventuele dubbels, factuur met geschilstatus, leveranciersgegevens die afwijken van de basisgegevens in SAP, enz .Interne valideringEenmaal gecontroleerd, komt de factuur bij de valideerder terecht . Die kan dan in het SAP-document rechtstreeks de velden invullen waar- voor hij/zij bevoegd is . De boekhoudkundige documenten kunnen zo rekenen op een betere interne controle in alle fasen van de valide- ringsworkflow .Steeds performanterIn de toekomst zullen leveranciers die dat wensen hun facturen in PDF-formaat kunnen verzenden, zodat ze automatisch ingebracht kun- nen worden in het systeem voor tekenherkenning . De interne workflows voor validering en vereffening van facturen zullen gedigitaliseerd wor- den, en besturen die dat wensen, zullen gebruik kunnen maken van een goedkeuringsworkflow . Wanneer de interface tussen VIM en Mercurius geïmplementeerd zal zijn, zal de boekhouding facturen in digitaal for- maat kunnen ontvangen .BeheerscontroleIn 2014 werd het besluit betreffende de modaliteiten van de beheers- controle goedgekeurd door de Regering en gepubliceerd in het Bel- gisch Staatsblad . Dit is een zeer belangrijke realisatie voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest . Het besluit creëert immers de juridische basis voor de beheerscontrole ter uitvoering van artikel 78 van de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toe- passing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle (OOBBC) .44